IOM SUMMIT: ECM SUMMIT wird zum IOM SUMMIT / TechEdition
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Worum soll’s gehen – beim ECM SUMMIT 2016?

Mit dem ECM SUMMIT wollen wir bei Kongress Media eine neue Plattform bieten, die einen intensiven Erfahrungsaustausch zum Thema “unternehmensweites Informationsmanagement” bereitstellt. Der Fokus liegt dabei auf den Erfahrungen mit der Erfassung, Verarbeitung und Verwaltung von unstrukturierten Informationen wie Dokumenten, E-Mails, Reports etc., die im Allgemeinen unter dem Begriff “Enterprise Content” subsumiert werden.

Das Akronym “ECM” im Veranstaltungstitel steht dabei für Enterprise Content Management – sprich dem Konzept- und Lösungsansatz hinter dem oben angeführten Vorgängen – wohlwissend dass die Begrifflichkeit immer wieder in Expertenkreisen zur Diskussion steht. Die Diskussionen um die Begrifflichkeit begründen sich insbesondere darin, dass die Definition von “Content” zu eng bzw. gar falsch ist und dass das Thema falsch angegangen wird, wenn die Geschäftsinformationen als eigenständige Prozesseinhalt und nicht als Teil eines Prozesses betrachtet werden.

Diese Punkte unterstreichen für uns, dass das Thema einer substantiellen Veränderung unterliegt, die nicht zuletzt auch im Zusammenhang mit der Diskussion um die “digitale Transformation” steht. Hier soll die Veranstaltung ansetzen und eine Plattform für den Erfahrungsaustausch bieten.

Die digitale Transformation und das ECM Konzept

Die digitale Transformation erfordert von den Unternehmen insgesamt ein Umdenken bzw. gar Neudenken ihrer Prozesse und Geschäftsmodelle. Die bisherige Digitalisierung hat vor allem eins realisiert – die analogen Prozesse und Arbeitsabläufe in elektronischer Form abzubilden. Hierdurch wurden durchaus in vielen Bereichen bereits große Potentiale realisiert – so schaffen die ECM-Ansätze damit immense Kosteneinsparungen allein durch die Digitalisierung von aufbewahrungspflichtigen Dokumente und die Flexibilisierung von Prozessen, in denen diese Dokumente und ihre Informationen “verarbeitet” werden.

Die digitalen Möglichkeiten gehen aber heute über die “De-Materialisierung” von analogen Informationen und Prozessen hinaus. Die Autoren Erik Brynjolfsson und Andrew McAfee sehen in ihren Büchern zur “Second Machine Age” den Entwicklungsstand der IT-Technologie heute bereits “auf der zweiten Hälfte eines Schachbrettes” stehen, bei dem der Zuwachs der Leistungsfähigkeit der IT-Technologie mit jedem Entwickungsschritt gemäß dem “Power Law” einer exponential überproportionalen Steigerung unterliegt. Selbstlernende, autonome Systeme sind heute bereits im Test und kurz vor der Marktreife und ziehen in kürzester Zeit in alle Lebensbereiche ein. Dies wird den Unternehmen weitere Automatisierungsmöglichkeiten von Prozessen bieten, bei denen intelligente Systeme die Verarbeitung von Informationen nicht nur bei transaktionalen Arbeitsvorgängen, sondern auch immer mehr bei kreativen Prozessen unterstützen oder gar diese übernehmen wird.

Die Erfassung und Verarbeitung von Informationen aus analogen wie auch digitalen Quellen nimmt dabei eine zentrale Stellung ein. Das Informationsmanagement respektive der ECM-Ansatz behält damit eine Schlüsselfunktion für die digitale Transformation, die aber ein Umdenken bzw. Neudenken des Ansatzes benötigt.

Veränderungskräfte im ECM: Automatisierung, Anwender-Experience & Innovation

Letztes Jahr schrieb ich an anderer Stelle über fünf Veränderungskräfte entlang der digitalen Transformation in ECM – was  im Fachforum “Information & Document Management” auf XING zu einem langem Schlagabtausch führte.

Die fünf Punkte waren damals insbesondere aus der Sicht der digitalen Anforderungen des Marktes und der unternehmensinternen Anwender definiert worden und umfassten folgende Punkte:

  • Digitale Kunden-(Service-)Orientierung: Unternehmen müssen heutzutage mit digitalen Services einen Mehrwert für ihre Kunden bieten. Hier gilt es, dass Geschäftsdokumente im Rahmen kundenorientierter Dienste und Prozesse genutzt und eingebunden werden können. Sei es im Rahmen von Dokumentenportalen, in dokumentenbasierten Self-Service-Prozessen oder in Info-Diensten bei denen auf Informationen aus Dokumenten zurückgegriffen wird.
  • Flexiblere Formen der Zusammenarbeit: Der globale Wettbewerb erfordert eine neue Flexibilität und Innovationsfähigkeit der Unternehmen. Mit besserer, digitaler Zusammenarbeit muss eine höhere “Business Agilität” ermöglicht werden. Geschäftsdokumente und ihre Prozesse müssen hierfür flexibel, aber dennoch sicher und rechtsgültig in die neuen Formen der Zusammenarbeit eingebunden werden.
  • Mobilisierung von Endgeräten und Offline-Fähigkeit: Die mobile Vernetzung bringt eine neue Bedeutung für den alten Werbespruch: “Information at your fingertips!” Der mobile Mitarbeiter erwartet heutzutage trotzdem einen vollwertigen und intuitiven Arbeitsplatz mit Zugriff auf alle Dokumente – egal an welchem Endgerät und in welchem Anwendungskontext.
  • Wissensaufbereitung und Arbeitsunterstützung der Informations- und Wissensarbeiter: Neben der Flexibilität muss auch die Effizienz und Effektivität des Informations- und Wissensarbeiters gesteigert werden und das bei gleichzeitig ansteigendem Informationsaufkommen. Hier braucht es neue intelligente Lösungen, die Prozesse beschleunigen, sowie die Mitarbeiter intuitiv in seiner Arbeit unterstützen.
  • Notwendigkeit nach IT-Flexibilität: Die Notwendigkeit der Flexibilität bei gleichzeitiger Wahrung der Effizienz und Compliance ist auch die neue Maxime der IT. Als nächste Generation der IT wird hier eine Cloud-Service-basierte Architektur gesehen.

Ein Jahr später und im Hinblick auf die geplante Veranstaltung definiere ich für uns die Punkte auf einer höheren Ebene und reduziere es auf drei Meta-Punkte:

  • Automatisierung und die Neuordnung des Managements von Arbeitsabläufen: Das Thema “selbstlernende Automatisierung” verändert nicht nur Produktionsprozesse, sondern auch administrative Abläufe. Während das Thema “automatische Dokumentenklassifizierung” schon lange zum Standardrepertoire im ECM-Ansatz gehört (aber mitunter nicht in allen Unternehmen alltäglich ist), wird die Optimierung, Aussteuerung und Auswertung dieser Vorgänge durch einen hohen Anteil von Humanintelligenz dominiert. Hier bieten nun die “selbstlernenden und kognitiven” Systeme neue Möglichkeiten und Ansatzpunkte für eine weitere Optimierung der Prozesse. Die Dokumenten- und Content-Analyse stellt dabei eine wichtige Grundlage.
  • Unterstützung einer “neuen Form des Arbeitens” bzw. Optimierung der Anwender-Experience: Einerseits als Konsequenz der fortschreitenden Automatisierung wie auch andererseits zum Kampf gegen die wachsende Demotivation der Mitarbeiter braucht es neue Formen der Zusammenarbeit und bessere Unterstützung der Aufgabenbearbeitung in den Prozessen. Konzeptionell braucht es mehr Freiräume für Adhoc-Kollaboration – bei gleichzeitiger Dokumentation aller Vorgänge. Technologisch braucht es eine aufgabenbezogene Unterstützung und eine Anwendungsumgebung, die “Begeisterung” für die Erledigung der Prozessarbeit auslöst – bzw. die Demotivation nicht verstärkt, sondern das Arbeiten in jedem Kontext und in jeder Situation optimal unterstützt. Hier gibt es in vielen Unternehmen Nachholbedarf – bzw. “Erneuerungsbedarf”, da doch vielerorts noch Technologien älterer Generation eingesetzt wird, deren Anwendungskonzepte nicht mehr den heutigen Anforderungen entspricht.
  • Unterstützung von neuen Wegen und Innovationen für die Geschäftsaktivität im digitalen Zeitalter: Hier geht es die Unterstützung neuer Anforderungen, die aus dem digitalen Umfeld auf die Unternehmen einwirken. Der “digitalisierte” und vernetzte Kunde erwartet eine andere Kommunikation und einen anderen Service. Digitale Transformation heißt hier die Denke entlang eines digitalen Geschäftsmodells auf die eigene Aktivität zu übertragen, das eigene Modell weiterzuentwickeln oder gar neuzudenken (Stichwort Disruption) und diese Entwicklung optimal zu unterstützen.

Diese Veränderungen erfordern – wie schon in Teilen andiskutiert – zum Teil neue Ansätze bzw. ein Überdenken bisheriger Ansätze für das Informationsmanagement. Gleichsam braucht es aber auch immer wieder den Diskurs – was davon bzw. von dem Bisherigen geht und was nicht geht. Für das Aufzeigen der neuen Anforderungen für das Informationsmanagement und den ECM-Ansatz im digitalen Zeitalter sowie für die Diskussion von praktischen Erfahrungen in der Umsetzung von aktuellen und zukünftigen Projekten in diesem Bereich haben wir den unseren ECM SUMMIT geplant.

Dabei sehen wir die Veranstaltung als Trendkongress mit hohem Praxisbezug und einem intensiven Erfahrungsaustausch. Wie alle Kongress Media-eigenen Veranstaltungen soll sich auch diese Veranstaltung nicht durch “reine” Masse, sondern inhaltliche Qualität kennzeichnen. Das ist die Philosophie unseres Veranstaltungsansatzes, an dem wir uns auch immer wieder gerne messen lassen.

Wir würde uns freuen, wenn wir auch Ihr Interesse für diese Veranstaltung geweckt haben und freuen uns, wenn Sie uns auf Facebook, Twitter oder unserem Newsletter-Service folgen. Weiter freuen wir uns auch jegliches Interesse an einem Referatsbeitrag (insbesondere von Projektverantwortlichen aus Unternehmen) oder einer Veranstaltungsunterstützung als Sponsor.

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Björn Negelmann verantwortet die inhaltlichen Teile der Veranstaltungsaktivitäten von Kongress Media und ist darüber hinaus auch Kopf des an Kongress Media angeschlossenen Research-Hauses N:Sight Research. Er reflektiert seine Beobachtungen über die Entwicklung der Themen sowohl in den Corporate-Blogs von Kongress Media und N:Sight als auch in den Fachblogs Enterprise Digital Blog (zum Social Collaboration & Future of Work Thema), auf Espresso-Digital.de (zum Thema Social Kommunikation & Marketing) sowie im Digital Experience Blog (zum Thema Digital Experience & die Transformation in Marketing, Vertrieb und Service). Darüber hinaus moderiert und betreut er die diversen Online-Communities und Online-Veranstaltungen von Kongress Media.


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